Além de ser uma ferramenta de produtividade pessoal eficaz, o Timebox pode ajudar a liderar e a gerir uma equipe. Lembre-se de que determinar a duração de uma tarefa não deve funcionar como uma ação punitiva, mas como uma forma de organizar e priorizar melhor o trabalho da equipe. Para isso:
1. Decida qual é o propósito de ter intervalos predefinidos
“Timeboxing” pode ser uma excelente ferramenta de gestão, mas certifique-se de que todos os membros da equipe coincidam quanto ao propósito de usá-la, bem como para quais tarefas. A equipe está experimentando a predefinição das durações para ver se gosta do resultado? Trata-se de uma nova estratégia a ser implementada para entender melhor quanto tempo cada trabalho leva? Servirá para tentar solucionar problemas de produtividade atuais?
Reserve algum tempo para reunir-se com a equipe e debater tudo isso. Dê abertura às perguntas e ao feedback, para que todos saiam confiantes de que a estratégia “Timebox” será produtiva.
2. Reúna as tarefas da equipe em uma ferramenta de gestão do trabalho
Para que a equipe possa predefinir as durações com eficácia, é necessário identificar o que todos estão fazendo e qual é a data de conclusão de cada tarefa. Com uma ferramenta de gestão de trabalho, é possível compartilhar um ponto central de referência com toda a equipe, a fim de aumentar a visibilidade e a colaboração grupal. Quando se sabe quem está fazendo o quê e até quando, fica mais fácil entender a carga de trabalho de cada um e priorizar os trabalhos mais eficazmente.
3. Estabeleça quanto tempo, em média, as tarefas devem levar
Se estiver usando o “Timebox” com a sua equipe, reserve algum tempo para estabelecer as durações médias das tarefas nas próximas reuniões a dois. Por exemplo, no caso de uma equipe de engenharia, estabeleça quanto tempo um bug levará para ser consertado. Já no caso de uma equipe de design, estabeleça quais são as expectativas acordadas para os diferentes tipos de trabalho criativo.
Decidir essas durações em grupo não significa que tudo precisa ser concluído dentro do tempo acordado. Algumas tarefas são, por vezes, mais complicadas, e seus respectivos períodos devem durar mais. Mas, estabelecer um parâmetro pode ajudar a predefinir as durações da forma mais eficaz. Depois de identificar as expectativas, é possível revê-las durante as reuniões a dois futuras e ajustá-las, se necessário.
4. Experimente predefinir também os intervalos da equipe para descanso
Assim como ao predefinir durações para os indivíduos, certifique-se de incentivar a reserva de tempo para os intervalos na equipe. Além de usar o “Timebox” para o trabalho, considere predefinir a duração dos momentos de descanso, e com isso certificar-se de que os membros da equipe realmente farão esses intervalos. Além disso, basta esclarecer que os intervalos são tão importantes quanto o tempo dedicado ao trabalho ou às tarefas para proativamente evitar a exaustão ou o estresse com a carga de trabalho.
Fonte: https://asana.com/pt/resources/what-is-timeboxing – Julia Martins