As duas formas aparecem em indicações de tempo, mas têm funções diferentes.
Use “há” para indicar tempo passado:
“Trabalho neste setor há cinco anos.”
“O material chegou há duas horas.”
Uma maneira de conferir é substituir por “faz”: “O material chegou faz duas horas.”
Use “a” para indicar tempo futuro:
“A reunião começará daqui a dez minutos.”
“A entrega será realizada daqui a três dias.”
A preposição “a” também aparece em indicações de distância: “O almoxarifado fica a cinquenta metros.”
Outro cuidado: em textos formais, prefira “há dois anos” ou “dois anos atrás”. A expressão “há dois anos atrás” repete a indicação de passado.
Na comunicação de trabalho, clareza também significa evitar prazos vagos. Quando necessário, troque “daqui a alguns dias” por uma data definida e informe o horário.
Uma palavra bem escolhida ajuda. Uma informação completa ajuda ainda mais.