Visando otimizar e modernizar nossos processos e metodologia de trabalho, implantaremos o projeto de digitalização de documentos para toda a organização, denominado de GOLIN DIGITAL.
A digitalização de documentos tem se mostrado determinante no dia a dia de empresas que buscam reduzir o uso de papel, aumentar a eficiência, melhorar a segurança cibernética e ampliar a acessibilidade das informações.
O que é a digitalização de documentos?
Digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos, como papéis, arquivos e fotos analógicas, em formatos digitais. Este processo torna os documentos buscáveis, compartilháveis e seguros, eliminando a obrigação de armazenar arquivos físicos, proporcionando eficiência na acessibilidade dos dados.
Benefícios
- Otimização das rotinas;
- Economia de tempo e de processos;
- Obtenção de um sistema centralizado de dados;
- Proteção das informações;
- Economia de custos operacionais relacionados à impressão (papel, impressora e insumos…);
- Sustentabilidade;
- Conformidade com a LGPD – Lei 13.709/2018;
- Otimização de espaços físicos, nos quais eram destinados a armazenar arquivos;
Como irá funcionar?
- O processo de digitalização ocorrerá de forma gradativa e por departamento;
- Enviaremos a cada Gestor um formulário para preenchimento, o qual possibilitará o mapeamento de todos os documentos gerados de cada setor, e necessitam ser armazenados. Após esta análise, divulgaremos o cronograma do projeto, no qual constará a ordem de início de cada departamento.
- Teremos um colaborador dedicado exclusivamente para realizar o processo de digitalização, no qual este ficará sob gestão do departamento de Recursos Humanos.
- Os documentos indicados para este processo serão digitalizados de forma progressiva, ou seja, arquivos atuais e ativos. Para os arquivos passados, ou seja, “arquivo morto”, e necessitam por lei ou norma serem armazenados durante um determinado período ou por tempo indeterminado, estes por sua vez serão digitalizados posteriormente em uma nova etapa do projeto.
- Todos os documentos digitalizados ficarão armazenados em nuvem no sistema OPEN KM, no qual cada departamento terá acesso exclusivamente à sua pasta de arquivos.
IMPORTANTE
Conforme nova diretriz, a partir da data de implantação do projeto, que ocorrerá em 23/09/2024, todos os documentos gerados pelos departamentos deste período em diante deverão ser de forma digital e, caso recebam algum físico, este por sua vez deverá ser digitalizado. Este processo será de responsabilidade exclusiva de cada setor e deverá ser incluído na rotina dos usuários.
Estamos disponibilizando também o manual aos usuários, onde contém o passo-a-passo para utilização da ferramenta OPEN KM, bem como o departamento de TI estará à disposição para orientação sempre que necessário.
Para que o projeto seja assertivo, contamos com a colaboração de todos.
Juntos fazemos acontecer!
