Se quiser usar o método Timebox para aumentar o foco ou reduzir a procrastinação, experimente estas sete dicas para fazer uma gestão eficaz do tempo.
1. Priorize o tempo reservado às durações predefinidas
Se o seu dia estiver muito movimentado, pode ser tentador reorganizar, reagendar ou cancelar os seus períodos predefinidos, mas tente evitá-lo ao máximo. Imagine que estes, uma vez criados, são como reuniões inadiáveis. Não se trata de um planejamento vago, mas de um compromisso consigo próprio de realizar essa tarefa durante o tempo reservado a ela. Assim como não se cancela de última hora uma reunião com um colega a menos que seja absolutamente necessário, os períodos predefinidos também não devem ser cancelados.
2. Visualize o seu tempo para entendê-lo melhor
Durações predefinidas são mais eficazes quando se apresentam visualmente. Isso ajuda a agendar momentos de foco no seu calendário, para que fique visível o limite de tempo de cada tarefa. Também ajuda a cumprir com a sua agenda, ao permitir que os membros da equipe saibam quando você estará indisponível. Se os momentos de foco não estiverem registrados no seu calendário, os seus colegas podem pensar que você tem tempo livre e agendar reuniões ou fazer perguntas durante esse tempo.
3. Configure um lembrete
Quer esteja usando uma duração predefinida fixa ou flexível, configure um lembrete para saber quando o tempo se esgotará. Lembre-se: quando se cria uma duração predefinida, também se define uma meta para que uma tarefa seja concluída dentro de um determinado prazo. Um lembrete pode ajudar a assumir a responsabilidade por essa expectativa, avisando-lhe quando o seu tempo estiver se esgotando.
Configurar um lembrete também lhe permite trabalhar com tranquilidade, sem ter que pensar no tempo. Em vez de ficar conferindo o relógio constantemente ou certificando-se de não se atrasar para a próxima reunião, você dispõe de um tempo reservado exclusivamente para mergulhar no seu trabalho e entrar num estado de concentração.
Para uma duração predefinida fixa, planeje passar para a próxima tarefa quando o tempo se esgotar. Caso não tenha conseguido acabar o trabalho, outra duração predefinida pode ser usada no futuro para terminá-lo. Com as durações predefinidas flexíveis, use o lembrete como indicador de que deve encerrar o que está fazendo nos próximos cinco a dez minutos e passar para a próxima tarefa.
4. Desative as notificações ou use o recurso “Não incomodar”
Períodos predefinidos são eficazes porque ajudam a focar na tarefa em questão e a entrar num estado criativo. Muitas vezes, permitimos que a nossa atenção dividida conduza a nossa intenção, o que, além de levar a uma redução da produtividade, também impede a realização de um trabalho eficaz e de alto impacto. No mesmo sentido, também não é boa ideia distrair-se desnecessariamente durante esses importantes períodos de foco.
Por meio da desativação das notificações ou do uso do recurso “Não incomodar”, é possível assegurar-se de que não haja interrupções e, ao mesmo tempo, avisar aos colegas que você entrará em contato quando puder. A maioria das ferramentas permite que os membros da equipe contornem essas configurações caso precisem entrar em contato, e com isso você não estará completamente inacessível, mas se protegerá contra notificações desnecessárias por todo o período de tempo predefinido.
5. Faça intervalos entre as durações predefinidas
Quando falamos de produtividade na Asana, não nos referimos a “fazer o máximo possível”, e esse também não é o objetivo do “Timeboxing”. Em vez disso, vemos as estratégias de gestão do tempo como uma forma de maximizar a sua eficácia e causar o maior impacto possível com o seu trabalho.
Do mesmo modo, organizar o seu trabalho em períodos predefinidos não é um método para atingir a maior produtividade possível, mas uma maneira de ajudar a usar o seu tempo mais intencional e eficazmente. Como todos os trabalhos que exigem foco, assegure-se de fazer intervalos curtos entre durações predefinidas, mesmo que seja só para se alongar ou beber água.
6. Reúna todo o seu trabalho numa ferramenta de gestão do trabalho
Para criar uma duração predefinida, é necessário saber o que precisa ser feito. Crie uma lista de pendências usando uma ferramenta de gestão de trabalho ou de projetos, como a Asana, se ainda não o fez. Essas ferramentas ajudam a identificar as próximas tarefas importantes e o que precisa ser feito a cada dia de trabalho.
7. Agrupe tarefas afins
Para usar o método Timebox eficazmente, é necessário predefinir durações individuais para a maioria das tarefas ou iniciativas. Porém, mesmo com todas as vantagens dessa estratégia, alternar entre tarefas exige tempo e energia mental. Para melhor lidar com isso, agrupe tarefas afins em períodos predefinidos adjacentes. Assim, o seu cérebro permanece na mesma “sintonia”, ainda que esteja realizando iniciativas independentes. Agrupar tarefas semelhantes pode ajudar a manter o foco e o estado produtivo, mesmo ao passar de uma duração predefinida à seguinte.
Por exemplo, no caso de uma equipe de vendas, pode ser necessário elaborar apresentações e e-mails para diferentes oportunidades de vendas. Idealmente, seria melhor criar durações predefinidas para cada tarefa, mas tente agrupar as tarefas relativas a um mesmo cliente em períodos adjacentes. Por exemplo, se for necessário criar um conjunto de apresentações e e-mails para a empresa A, e um conjunto de apresentações para a empresa B, coloque ambas as tarefas para a empresa A em momentos adjacentes antes de passar para o trabalho a ser realizado para a empresa B.
Fonte: https://asana.com/pt/resources/what-is-timeboxing – Julia Martins
