Todos nós já tivemos que lidar com aquela tarefa de meia hora que sai do controle e leva embora o dia inteiro de trabalho. Quando não se impõem limites ou regras ao tempo de trabalho, tarefas que deveriam ser rápidas acabam tomando o dia todo. Isso tem até nome: Lei de Parkinson, que dita que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.”
Timebox é uma das diversas estratégias de gestão do tempo que ajudam a retomar o controle da sua agenda diária. Em vez de perder horas com tarefas fáceis, o método, cujo intuito é predefinir a duração das atividades, pode ajudar a combater a procrastinação, recuperar a produtividade perdida e focar no trabalho que realmente importa. Com esse controle temporal, pratica-se a atribuição de um período específico a cada tarefa, o que permite passar menos tempo planejando o trabalho e mais tempo num estado de concentração produtiva.
O que é Timebox?
O Timebox é uma estratégia de gestão do tempo baseada em metas que ajuda a aumentar a produtividade e a reduzir a procrastinação. Quando se cria uma “caixa de tempo”, em tradução livre, também se define uma meta para que uma determinada tarefa seja realizada dentro de um intervalo predefinido.
Planejar quanto tempo uma tarefa deverá levar antes de iniciá-la permite-lhe decidir intencionalmente onde aplicar o seu tempo e o que você vai ou não fazer. Isso pode ajudar a reduzir a organização para o trabalho, que, atualmente, toma até 60% do nosso tempo. Em vez de perder tempo atrás de aprovações ou documentos durante o seu momento de concentração, você irá se assegurar de já ter tudo de que precisa para trabalhar quando der início ao próximo intervalo predefinido.
O método Timebox pode ser usado para agendar tarefas individuais, ajudar a sua equipe a se organizar ou administrar reuniões mais eficazmente. As três estratégias de Timebox baseiam-se na mesma metodologia. Porém, independentemente da finalidade para a qual as empregamos, o primeiro passo a decidir é se se prefere predefinir uma duração “fixa” ou “flexível”.
Duração fixa ou flexível?
Antes de predefinir uma duração, deve-se determinar se terá uma duração fixa ou flexível. Com uma duração fixa, a tarefa ou atividade deve ser interrompida no momento programado, mesmo que ainda não tenha sido terminada. Predefinir durações fixas ou rígidas pode ser útil principalmente para os mais perfeccionistas, que gostam de cuidar de todos os detalhes dos trabalhos, até os já concluídos. No caso de uma equipe, predefinir durações fixas pode ajudar a assegurar que todas as tarefas contidas no seu backlog recebam atenção. Do mesmo modo, ter reuniões com duração fixa pode ajudar a ter mais consciência do tempo para que nenhum tópico da pauta seja esquecido.
Já as durações flexíveis são, como o nome indica, mais tolerantes. Neste caso, o momento de conclusão de um intervalo predefinido é uma sugestão de quando encerrar o trabalho e passar para a próxima tarefa. As durações flexíveis podem ser usadas para organizar trabalhos complexos, principalmente quando não se sabe ao certo quanto tempo a tarefa levará. No caso de uma equipe, predefinir durações flexíveis dá mais espaço aos seus colaboradores para que possam decidir juntos quando concluir o trabalho. Reuniões com duração flexível podem ajudar a que não se saia dos trilhos mas sem interromper a conversa, como uma duração fixa talvez fizesse.
Decidir se a duração será fixa ou flexível depende das metas do trabalho, mas não é necessário optar exclusivamente por uma ou outra. No início de cada duração predefinida, decida se será fixa ou flexível, e tente cumprir essa expectativa.
Como usar o Timebox para predefinir uma duração?
Antes de predefinir uma duração, identifique a tarefa ou trabalho a ser realizado. Em seguida:
- Calcule quanto tempo essa atividade deve levar.
- Para durações predefinidas de uso pessoal ou grupal, encontre um período vago no calendário para essa atividade.
- Decida se a duração será fixa ou flexível.
- Dê início à duração predefinida.
- Evite distrações durante esse período para manter o foco na tarefa a ser feita.
- Termine e faça uma pausa.
Quanto tempo leva uma duração predefinida?
Não existem regras que determinem durações mínimas ou máximas. Aliás, algumas equipes, principalmente as equipes ágeis, utilizam períodos predefinidos por “Timebox” que representam semanas ou até meses de trabalho. Porém, para uma melhor eficácia dessa técnica, esforce-se por criar períodos durante os quais possa se dedicar a um trabalho focado ininterrupto, compreender a tarefa em questão e entrar num estado de concentração. Ao delimitar o trabalho com durações predefinidas, deve também ser possível adiar as notificações com recursos como “Não incomodar” para focar sem distrações.
Isso não quer dizer que as durações predefinidas não possam ser usadas para trabalhos maiores. No entanto, se quiser usá-las para uma tarefa que levará mais de duas ou três horas, comece dividindo essa atividade em componentes menores.
Por exemplo, digamos que você esteja criando um eBook. O eBook em si conterá 25 páginas e exigirá várias etapas de análise, revisão e diagramação. O projeto será realizado ao longo de algumas semanas. Durante esse tempo, é provável que surjam outros projetos e tarefas. Quando um projeto grande é dividido em intervalos de tempo mais viáveis, usar o Timebox, além de facilitar a gestão da tarefa “criar um eBook”, também ajudará a avançar progressivamente rumo à sua meta no decorrer dessas semanas.
“Timeboxing” não é uma estratégia para realizar o trabalho mais rapidamente, apenas uma forma eficaz de dividir e reformular tarefas. No caso do eBook, podem ser criadas várias durações predefinidas para a etapa de pesquisa antes mesmo de começar a escrever o primeiro esboço. Espalhar esses períodos no decorrer de vários dias ajuda a progredir rumo à sua meta e evita a sensação de nunca chegar ao fim do trabalho. Assim que a fase de pesquisa for concluída, crie mais algumas durações predefinidas para redigir, revisar e aprovar o esboço. Continue dividindo a criação do eBook em tarefas menores e permita-se um intervalo de alguns dias para evitar uma sobrecarga. Dividir esse trabalho em componentes menores ajuda a evitar a procrastinação e transmite a impressão de que a tarefa é mais facilmente administrável.
Fonte: https://asana.com/pt/resources/what-is-timeboxing – Julia Martins
